Laut Statistiken bindet die elektronische Kommunikation im Arbeitsumfeld durchschnittlich 20% der Arbeitszeit. 📬

Klare Strukturen können Ihnen dabei helfen, nicht in der täglichen Flut der E-Mails unterzugehen:

➡️ Clean Desk als wichtigste Regel: Am Abend ist Ihr Posteingang leer!

➡️ Der Posteingang ist keine To-Do-Liste, sonst verlieren Sie schnell den Überblick und verschwenden wertvolle Zeit bei der Suche nach E-Mails.

➡️ Legen Sie ein separates Ordnersystem innerhalb Ihres E-Mail-Accounts zum Abspeichern von E-Mails an. Beschränken Sie sich auf ein einfaches und nachvollziehbares Ordnersystem und verschieben Sie die gelesenen Nachrichten in die jeweiligen Ordner.

➡️ Wir empfehlen Ihnen, die Anzahl der Ordner bewusst spartanisch zu halten, denn auch hier geht es darum, den Überblick zu behalten. Ein mögliche Ordnerstruktur könnte z.B. folgendermaßen aufgebaut sein:

▪️Posteingang

▪️Bearbeiten (Für alle E-Mails, die Sie ausführlicher bearbeiten müssen.)

▪️Lesen (E-Mails, die sie gelegentlich einmal lesen wollen.)

▪️Erledigt (Archiv für alle E-Mails, die Sie final bearbeitet haben.)

Es gibt grundsätzlich 5 Möglichkeiten Ihre E-Mails zu bearbeiten:

➡️ Direkt löschen

➡️ Direkt weiterleiten

➡️ Direkt ablegen

➡️ Direkt terminieren

➡️ Direkt erledigen

Tipp: Alles, was Sie innerhalb von 3-5 Minuten erledigen können, machen Sie am besten sofort, dann brauchen Sie sich später nicht erneut in die Aufgabe hineindenken.

Danach ist Ihr Posteingang frei und Sie haben ein gutes Gefühl!