Eine gute Selbstorganisation kann Ihnen helfen, im täglichen E-Mail-Dschungel den Überblick zu bewahren und effizient zu agieren.

Wir haben einige konkrete Tipps für den Umgang mit E-Mails für Sie:

➡️ Bestimmen Sie selbst, wann und wie oft Sie eingegangene E-Mails lesen und bearbeiten möchten, damit Sie nicht bei jeder eingehenden Mail gestört werden.

➡️ Empfehlung: Posteingangsserver auf drei Termine pro Tag einstellen!

➡️ Dauert das Lesen und die Beantwortung einer E-Mail weniger als drei Minuten, dann antworten Sie sofort.

➡️ Jede geschriebene Mail zieht eine oder mehrere Antworten nach sich, denken Sie daran!

➡️ Weniger ist mehr, formulieren Sie Ihre Nachrichten klar und durchdacht.

➡️ Gestalten Sie den Betreff aussagefähig, in dem Sie Schlagworte an den Anfang stellen.

Handelt es sich um eine Information, eine Entscheidung, ein Angebot oder einen Termin? (z.B. Angebot: Max Mustermann GmbH …)

Wählen Sie den Verteiler der Nachricht sorgsam, um andere nicht mit unnötigen E-Mails und Cc-Nachrichten zu belasten. Zudem bestimmen Sie damit, wie viele potenziellen Antwort-Mails Sie in den nächsten Tagen zurückbekommen. Je schmaler Sie den Verteiler halten, desto besser für Sie und Ihre Zeit. Grundsätzlich gilt folgendes:

➡️ „An“ ➡️ Die Empfänger der Nachricht, von denen Sie eine konkrete Reaktion erwarten. Haben Sie mehrere Personen im „An“-Feld aufgenommen, sollten Sie bestimmte Aufgaben oder Verantwortlichkeiten klar kennzeichnen (z.B. V: Max Groß oder @: Felix Klein).

➡️ „Cc“ oder Carbon copy (in Kopie) ➡️ Nur zur Information, ohne weiteren Handlungsbedarf.

➡️ „Bcc“ oder Blind Carbon copy (Blindkopie) ➡️ Bcc sollte nur dann verwandt werden, wenn nicht alle Empfänger den Verteiler sehen dürfen.

Wie viele E-Mails schreiben und beantworten Sie täglich?